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個人情報保護とコンプライアンス〜労働者の個人情報保護に関する行動指針より |
「第２ 個人情報の処理に関する原則」より
◆３．個人情報の保管
| （１） |
個人情報の保管は、収集目的の範囲内において行うものとし、労働者にわかりやすく、かつ、差別をもたらすことがない方法により行うものとする。 |
| （２） |
使用者は、収集目的に照らして保管する必要がなくなった個人情報については、速やかに破棄又は削除するものとする。 |
| （３） |
医療上の個人情報は、原則として就業規則等においてこの指針の第２の１の（３）によることを義務づけられている者が他の個人情報とは別途に保管するものとする。 |
| （４） |
使用者は、保管する個人情報について、収集目的に応じ必要な範囲内において、正確かつ最新の状態であるよう点検・更新するものとする。 |
（１）は、収集された情報が収集目的とは異なる目的で利用等されると、その情報が有する意味が歪められ、労働者に思わぬ不利益が及ぶおそれがあることから、使用者は、収集された情報を自由かつ無制限に保管できるものではないことを明確にし、これを制限することにより、個人情報の保護を図ることとしたものです。
（２）は、個人情報が不必要に保管され続けると、その悪用又は流出など、個人情報の保護が侵害される潜在的危険が存続し続ける又は増大することから、保管期間を利用目的の範囲内でできるだけ制限するとともに、保管期間を経過した後は流出することがないよう適正に処理することを求めたものです。
「破棄又は削除」については、焼却、裁断、溶解、磁気的消去等の方法により、他に漏出したり、盗用されたりすることがないよう確実な方法により行われることが必要です。
（３）は、医療上の個人情報は、個人情報の中でも特に機微に触れる情報であり、その保護が図られなければならないものであることにかんがみ、通常の個人情報と一緒に保管することによって医療上の個人情報に関し権限のない者までがこれを知ることがないよう、
その閲覧等を制限するため、できる限り別途保管することが望ましいとしたものです。
（４）は、ＯＥＣＤガイドラインの８原則のうちの「データ内容の原則」に対応するものである。労働者の個人情報が正確性、最新性を欠く状態で保管されると、例えば雇用上の決定が労働者の状況を公正に反映しない形で行われ、労働者に思わぬ不利益が及ぶこと等が考えられます。
コンピュータ及びそのネットワークの普及により、個人情報がいったん入力されると、本来の文脈とは切り離れた形で断片的に利用されたり、瞬時に広範囲に伝達されたりする危険が著しく増大しており、情報が誤っていた場合には取返しがつかないことが考えられるので、
誤った情報により労働者に予期せぬ不利益が及ぶことを防止するためには、個人情報の正確性、最新性の維持は重要です。なお、更新の頻度については、一律に定められるものではなく、個人情報の収集目的ごとにその目的を達成する上で必要かつ合理的と認められる範囲内において行われるべきとされています。
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