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個人情報保護とコンプライアンス〜雇用管理に関する指針より |
事業者が講ずべき措置の指針となるべき事項について
法律上、本人から開示が求められた場合には、原則、書面による交付方法（開示の求めを行った者が同意した方法があるときは、その方法）により、遅滞なく、保有個人データを開示しなければなりません。
ただし、保有個人データを開示することが、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合等については、これを開示しないことができます。
当指針においては、業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合に該当するとして非開示とすることが想定される保有個人データの開示については、あらかじめ、必要に応じて労働組合等と協議の上、その内容につき明確にしておくよう努めなければならない旨を規定しています。
また、人事評価、選考に関する個々人の情報については、基本的には非開示とすることが考えられますが、その取扱いについては労働組合等と協議した上で決定することが望まれます。
さらに、非開示とする事項につき労働組合と協議を行った上で決定した場合、労働者に対してもその内容につき、できるだけ明確に提示し、周知徹底を図っていくよう努めなければなりません。
なお、評価の基準を作成している場合、基準自体は個人情報には該当しないが、その基準自体を公開することは望ましいものと考えられます。
法は、本人と個人情報取扱事業者双方の負担を軽減するため、開示等の受付手続を明らかにしています。
その一環として、「個人情報取扱事業者は、本人が容易かつ的確に開示等の求めをすることができるよう、当該保有個人データの特定に資する情報の提供やその他本人の利便を考慮した適切な措置をとらなければならない」旨、規定しています。
「本人の利便を考慮した適切な措置」について、当指針は「閲覧の場所及び時間等について十分配慮すること」を求めています。具体的には、自己の居住地、勤務地、勤務時間等に関わらず、本人が当該保有個人データの特定に資する情報を可能な限り容易に入手できるよう、適切な措置を講じることが求められます。
閲覧の場所及び時間等について、十分配慮していると考えられる事例としては、例えば、事業所における掲示・回覧等に加え、ホームページ上のアクセスが容易な場所に掲載するといった措置を挙げることができます。
個人情報取扱事業者は、個人情報の取扱いに関する苦情の適切かつ迅速な処理に努めなければなりません。また、苦情の適切かつ迅速な処理を行うにあたり、苦情及び相談を受け付けるための窓口の明確化等必要な体制の整備に努めなければなりません。
雇用管理に関する個人情報の取扱いに関する重要事項を定めるときは、あらかじめ労働組合等に通知し、必要に応じて協議を行い、重要事項の決定を行ったときは、労働者等に周知することが望ましいとされています。
このことは、労使双方が合意形成の主体となり、合意された内容につき共通の認識を持ち、個人情報の漏洩等を未然に防止するためにも重要です。
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